资讯科技政策

以下政策概述了F&M获取信息技术的方法 硬件. 学院委托它的。提供及时的支持 维护学院网络，服务器和工作站，包括学院拥有的 计算机硬件、软件和外围设备. 这个政策建立了期望 购买、使用和再利用技术硬件，以确保作为一个社区， 我们是学院资源的负责任的管理者，意识到安全方面的考虑 我们的做法是一致的. 这一政策的主要推动力是成本控制 而更大的标准化采购和收购的做法，以确保准确 重要资产的库存和数据安全.

任何政策都有例外的情况. 多数中的少数 如有必要，在文件中注明常见情况. 关于例外的问题 可直接向学院的首席信息官(CIO)提出。.

II. 范围

这一政策适用于所有用富兰克林购买的商品 & 马歇尔基金，包括 部门资金，拨款资金(而不是特别F&我的钱，这些都是管理 通过F&M)， 它的。基金和教师启动基金. 这一政策的执行是 CIO的责任. 首席信息官有权委派执行责任 在它的。以外的学院院系或部门的特定个人.

3。. 定义

“科技”对很多人来说意味着很多东西. 它可以指任何东西，从电缆或者 小型数码相机到台式电脑或打印机. 在本政策中 “技术”一词在没有其他限定的情况下仅指电脑、显示器、 平板电脑(如ipad)、软件(包括订阅软件)、打印机、 以及大多数连接到学院网络的设备. 而它的。很乐意提供 建议和指导和/或促进其他类型的购买，本政策 不是针对那些需要小型外设(例如电缆，适配器，a 专用鼠标，u盘，小型网络摄像头，录音机，麦克风或 演讲者.)

IV. 政策

技术采购

为所有员工提供最佳和最有效的服务&M-owned技术, 技术采购是通过它的。进行的. 请联系它的。帮助台启动 所有技术需求的采购流程. F&M将不报销也不支持 购买任何与技术相关的物品，除非该购买是通过和/或 与它的。的知识和认可. 部门技术采购则不得 由个人的学院提供购买卡或通过报销 费用凭证.

通过它的。工作，教职员工可以期望得到帮助和指导 帮助确保采购是可持续的，与现有系统兼容，并且可以 得到充分的支持. 为了帮助实现这一目标，它的。已经就采购协议进行了谈判 与硬件、软件、网络、电信厂商、服务机构、 多媒体公司、软件开发商等. 将智能交通系统纳入技术 购买和利用预先协商的购买协议有助于确保 我们的校园用户的需求得到满足，例如:

与F的兼容性&M的网络环境

符合F&M的安全需求和策略

适用性，基于需求评估

硬件设备附带的任何捆绑软件购买的许可遵从性

根据供应商许可协议有效地分发软件;

可以有效支持的硬件

是否有足够的F&M资金(包括初始和经常性成本)，以及 确保销售免税地位

所有设备均进入学院资产管理系统

面向在职教员的计算机 & 专业人员

采购的设备标准化，使学院能够有效地选择和管理 技术，获得更好的技术定价，降低维修成本并增加 获得培训和援助. 这些标准定期重新评估 共同需求，供应商产品，成本，可靠性，可支持性，质量，可持续性， 遵守回收政策并及时回应供应商.

富兰克林 & 冰球突破正规网站将为每位会员提供一台学院拥有的电脑 学院的教职员工和专业人员，包括访问学者， 完成岗位要求的工作. 定义了大学拥有的计算机 作为一台计算机，它是为与之相关联的一般活动而优化配置的 作为一名员工或教员，最适合做F级的工作&带关联的M网络 足够的安全措施，可能是新的或使用过的. 这些计算机是指 作为人的主要计算机. 如果教员要求进行初选 以上计算机的标准配置，这些请求通常由审查 教学及研究支援委员会(CIRS). 如果批准，教师 会员可能需要使用他或她的部门、奖助金或捐赠基金来支付额外费用 成本. 这是不允许个人使用自己的个人资源 支付这种成本差异. 专业的工作人员认为他们需要 超过标准配置的计算机需要得到部门主管的批准.

需要电脑工作的新专业人员将得到一台电脑 使用各自部门或部门预先确定的操作系统，并以此为基础 主要根据他们所要完成的工作的要求. 它可能 根据可用的库存，用新的或旧的计算机满足要求. 寻求豁免其部门预先确定的操作的专业人员 系统标准将需要他们部门的副总裁批准.

新教员会收到一封教务长办公室发来的信，解释如何制造电脑 在到达校园之前向它的。提出要求并解释资格. 根据 教师的地位，选择可能会有所不同. 它的。直接与教务长合作 办公室制定这些服务.

一个人的职位是否需要超过1台电脑 承担额外设备的费用. 这些额外的设备将被退回 当它不再需要时，或当它达到其使用寿命结束时. 它的。工作人员将与各部门合作，确定是否不再需要设备. 正如本文档后面更详细描述的那样，如果一个部门正在重新利用 设备(例如将另一台计算机从即将离职的员工转移到 (新雇员)必须与它的。联系，以便重新格式化计算机和学院 更新资产记录. 额外的台式机或笔记本电脑或所需的外围设备 比如坞站或笔记本电脑的外部显示器(个人都可以) 或在一个部门内共享)通过它的。购买，但由部门收费 账户.

共享空间计算机:在校园的一些组织中，计算机需要用于 学生工或其他弹性员工. 它的。可为此提供计算机设备 目的. 由于数据安全方面的考虑，行政部门是强有力的 不鼓励为部门购买额外的共用设备. 部门 透过书院的 技术借阅中心.

对研究和学术项目的支持

支持教师研究的计算机、专用设备或私人实验室 通常由院系、补助金或教务长办公室资助. 这些类别 所有设备均为学院财产，不得更换 使用它的。资金(而教师的主计算机是). 更换这些系统 是系、补助金还是教务长办公室的责任，是否应该考虑 当它们接近使用寿命结束时(定义如下)进行更换. 它的。 将提供支持到可行的程度，鉴于当前的技能和知识 它的。职员. 在某些情况下，部门可能会提供自己的工作人员提供支持 这样的计算机系统，但系统仍然受学院的技术 政策.

它的。了解一些个人和某些部门有专门的计算机 需要. 这些通常是通过与个人直接协商来处理的， 他们的部门和它的。. 这些讨论应该在提交之前进行 拨款提案，花费启动资金或承诺给部门或教务长 办公采购，确保标准网络兼容，安全政策合规; 最好的定价和长期支持和替代预期已经 确定.

在拨款提案内购买技术

包括技术组成部分的外部资金拨款建议应包括 与它的。的预先磋商. 请与CIO协调技术相关事宜 提交提案前的采购.

技术为活跃的研究人员谁是退休教师

退休教师没有资格使用学院提供的计算机硬件(例如 由教学及研究支援委员会监督 (CIRS))，并期望在退休时归还他们的主要电脑. 它的。会很乐意帮助退休的教员在个人购买方面提供建议 拥有电脑. 有时，退休人员可以随时获得研究技术 在他们的学术部门，或共享的计算机. 获得此类技术 是在与系主任协调下完成的，通过与 教务长办公室. 软件可以提供给退休教师时，它可以做到 符合当前的许可协议. 许可协议限制了它的。的能力 根据软件许可证提供商的自由裁量权，提供并可每年进行更改. 特别是软件许可可能要求它的。只在学院拥有的软件上安装 计算机或要求学院所属的“现任教职员工或学生” 或获授予每年可更新的“退休研究人员”身份 由系主任和教务长办公室决定. 关于资源 由学院图书馆提供，请参阅现行的印刷品存取政策 资源和技术资源(图书馆).hosannaphil.com/政策.html). 访问订阅 基于电子资源是通过个人的F&NetID和will 根据个人目前与学院的关系而有所不同.

打印机采购和维修政策

资讯科技署为各部门提供租用的多功能影印机、印表机及扫描器 根据他们的需求制定计划，并在“公共”场所提供单元 整个校园供所有教职员工和学生使用. 在某些情况下，这些单位 如果部门或项目需要，还包括传真功能. 所有的供应, 维修和纸张包括在这个程序和部门，项目和学生 只按使用收费(打印/复印页数).)自2012年以来，作为一部分 机构努力控制成本并成为自然资源的负责任的消费者 资源，它的。资助购买台式打印机的部门和项目 被淘汰，取而代之的是租赁设备模式. 同时，内部维修的桌面 使用部门、补助金或启动资金购买的打印机也被取消 考虑到这样做通常需要的大量时间和精力以及频率 这些问题与硬件相关，需要提交给外部 供应商. F&M积极劝阻各部门和部门购买台式打印机 然而，一个系应该相信吗 他们需要进行这样的购买，他们应该征求他们部门的同意 领导和工作，通过它的。进行采购. 这样做会使单位放心 selected满足上述“技术”一节中所阐述的所有标准 采购如，与F的兼容性&M的网络，并保证一旦收到 打印机在F上有适当的库存和配置&米的网络. 应该一个 一个部门或项目购买的单位需要维修或维护，它的。将 提供一个当地的推荐供应商，部门可以联系和支付这些专业人员 服务. 资讯科技署负责妥善回收各部门购置的打印机 当它们的寿命结束时，还有一些项目.

高校购买技术的所有权和销售政策

所有技术，包括硬件和软件，无论以何种方式购买 原资助(部门基金、它的。基金、捐赠基金等.)仍然是 富兰克林财产 & 冰球突破正规网站. F&M不考虑出售或出售的请求 保留技术用于非学院用途(“赠送”)给教职员工和退休人员 or students; for example at the time of departure from F&M. 这是事实 设备购买的最初资金来源. 原因有很多，包括 信息安全，软件许可合同的限制和一般利益 为了公平对待所有可能想从学院购买二手商品的人，它的。是未经授权的 直接向个人出售或赠送技术物品.

在某些情况下，获得与某一院系有关的专门技术 成员的研究. 那个教员应该离开F吗&M，偶尔会有需要 安排专门的硬件或软件随教员移动 他们的新机构. 在教务处的指导和授权下， 它的。将与教师、教务长办公室和任何其他机构合作 需要利益相关者安排这个例外和任何相关的要求， 包括记录转移.

关于购买或出售学院技术的其他问题，请直接向 学院采购代理财务副校长 & 政府的 部门.

生命的终结

计算机和设备必须在其使用寿命结束时返回它的。 不能自动获得换证资格. “超过使用寿命” 它的。通常将其定义为符合以下一项或多项标准的设备:

• 无法运行较新的操作系统

• 需要一个被认为是寿终正寝的操作系统

• 是否大于8岁

• 缺少必要的存储空间或内存来应用关键的安全补丁、浏览器或软件 更新.

• 损坏了，修理起来太贵了

• 根据使用年限和状况，它的。可用于部件和/或回收退役设备. 它的。负责从返回的计算机中适当地删除数据 对其.

设备更换政策

富兰克林 & 冰球突破正规网站不保证更换电脑设备 周期. 由它的。管理的各种程序有助于跟踪设备的年龄和年龄 用来集中有限的资源在适当的时候更换单位，这 通常不早于每4年为每位教职员工提供的it 电脑. 这个由它的。管理的替换和升级过程不包括计算 用于专门研究或其他特殊用途的设备.

更换设备的处置

当一台新计算机由它的。交付，而接收方已参与交付 技术人员保证其工作令人满意，旧电脑将被退回 对其. 它的。通常可以从它以外的计算机那里获得几年的服务 第一年作为教职员工的主要工作站，从而优化使用寿命 单个计算机可以为校园提供的服务. 它会很乐意接的 学院购置的其他未使用的旧电脑设备. 这些设备可以在校园里重新利用，负责任地回收，或通过捐赠 威尔公民参与研究所致力于有价值的本地和国际事业 正在清理数据和软件.

购买电脑不得供个人使用. 它会的，从时间来看 及时从一些提供特殊奖励的供应商处获取信息 给员工供个人使用但这些交易是直接进行的 供应商和员工之间的关系.

电脑在离开时返回

当员工计划离职时，人力资源部门通常会提醒它的。 学院. 它的。将根据需要与员工及其主管联系 将他们的电脑归还它的。. 它的。将检索设备，清除数据，然后 在电脑重新发放给其他用户之前，更新学院的资产数据库.

员工离职后的数据保留

出于责任方面的考虑，允许一个部门 保留离职同事的电脑，以便保留或检索文件 部门业务. 在正常离职情况下，部门应 与同事一起将文件从员工的电脑转移到可访问的地方 并在最后一天工作前共享了地点. 它的。乐于提供建议和协助. 在员工突然或意外离职的情况下，它的。将发挥作用 与部门同事一起检索并保留相关文件 电脑. 敦促各部门建立避免制造 维护员工办公室电脑上的关键操作文件. 它的。将与教师合作，以满足研究人员在这些方面的特殊需求 情况下.

资产管理

它会加一个F&资产标签(通常是带有唯一数字的小贴纸) 它)对所有受此政策约束的资产，并将维护一个库存数据库 包括设备的描述，分配给谁，以及如何支付 如果它是在它的。之外资助的.

它的。可以安装软件来跟踪设备的信息，这是必不可少的 for locating equipment when it is lost or stolen; and in some cases being able to 可靠地从被盗资产中删除数据. 它的。也可能定期进行体检 盘点确保资产记录与实际位置和个人相符 我们认为他拥有这些设备. 它的。也可与部门合作，以 回收并重新分配未使用的设备.

管治和执行

该策略由包括代表在内的策略背书者创建并监督 来自学院基础设施委员会(CIC)、财务办公室、教务处 及其组织. 背书人将定期审查此政策，以确保 继续满足学院的需要.

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政策维护人员:信息技术服务部副总裁兼首席信息官 官
最后审查:2023年9月20日