人力资源政策

学院维护与就业有关的记录和档案的所有成员 教职员工. 雇佣记录和相关信息被视为机密 只与那些有业务需求的人分享. 人力资源部门没有 发布员工、前员工或退休人员的个人信息，除非 应个人的书面要求或法律的要求.

员工访问人事档案

员工可以查看他们的个人档案. 一名员工希望回顾他们的工作 人事档案需要提前与人力资源部预约 管理员. 人事档案不得从人力资源办公室移走.

报告更改

教师、专业人员、系主任和管理人员被要求帮助确保 人事记录和工资记录是准确和最新的.

状态/福利相关的变化—— 必须立即通知人力资源部的教职员工谁 经历可能影响福利覆盖资格的状态变化，包括:

• 婚姻

• 离婚

• 孩子的出生或收养

• 受扶养人死亡

• 儿童因年龄而丧失福利资格

• 就业状况改变(如工作时数减少)

• 休假

• 辞职

此类变更必须尽可能提前向人力资源部门报告.

更改姓名或地址- 教师和工作人员也被要求确保他们的合法姓名，邮寄地址，电话 电话号码和紧急联系信息在人力资源部的记录是最新的 和准确的. 地址和电话号码的更改可以通过myDiplomat或通过 打电话给人力资源部. 员工如欲更改法定名称，须向人力资源部提供 更新后的社会保障卡和显示新姓名的W4税单复印件.

与变化, 部门主席和部门经理被要求及时通知 教务长办公室(教职员工)或人力资源办公室(教职员工) 每当他们部门的成员在雇佣条件上发生变化时， 如:

• 职位变更或晋升*

• 部门变动

• 工资账户变更

• 报告关系的变化(不同的主管)

• 周工作时数或年工作时数的变化

• 薪资变动*

• 发放津贴开始支付津贴

• 休假

• 辞职或退休

*所有员工的晋升和薪酬变动必须事先获得 相应的高级官员和财务和行政副总裁. 有关教师晋升、工资变动和休假的程序 由教务长办公室协调，并在 教师手册.

由全职转为兼职

全职工作之后通常必须退休或休息26周 服务，以便更改为兼职状态.

前雇员/就业推荐信

富兰克林的前任 & 马歇尔员工的个人信息(地址、电话号码、 新的工作地点等.)是保密的。. 任何索取该等资料的要求，包括索取就业介绍信的要求， 要转交给人力资源部吗. 当人力资源部门收到工作推荐信的请求时，以前的职位名称 并提供服务日期. 喜欢富兰克林的前雇员 & 马歇尔要提供更详细的就业参考资料，必须提供人力资源 签署声明，授权学院发布与就业相关的信息 致未来雇主. 大学员工被问到 不 代表富兰克林提供就业推荐信 & 冰球突破正规网站，包括 通过社交网站.

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政策维护:人力资源部，助理副总裁
最后审查日期:2022年12月16日