财务及行政政策

本政策涉及道德实践和相关的采购要求 具有采购方法，供应商选择，比较定价，采购审批 交易、签署授权、产品和服务确认的接收; 还有销售税问题.

F&M学院人员购买产品和服务应采用以下做法 符合联邦和州法律，并与F的使命一致&M. 此外, 使用保荐资金购买的产品和服务必须符合保荐机构的规定 条款和条件. 如果采购产品和服务的联邦政府或联邦政府 通过授予，学院必须避免不必要的或重复的获取 项目.

以下基于原则的问题应作为决定时的指导 购买:购买产品或服务:

• 它是 必要的 to perform a valid business purpose fulfilling the mission of the 大学; and

• 它是 合理的 因为费用不是极端的或过度的，反映了一个谨慎的决定 incur the expense; and

• 它是 适当的 在这种情况下，费用是适当的，适合于有效的业务 purpose; and

• 它是 允许的 根据任何联邦法规、赞助合同或学院的条款 政策?

学院人员应使用学院的首选产品和服务 供应商通过电子采购系统实现协同、简化和更好 定价(F&M个优先供应商在电子采购系统中被确定为优先供应商 供应商标签). 采购申请单应在收到产品之前创建 或服务.

II. 范围

本政策适用于所有员工、学生和其他发起、 代表学院审核或批准采购.

3。. 定义

a. 批准人:学院采购必须经部门财务经理批准; 高级管理人员，必要时，董事会.

b. 保险证明书:由卖方提供的保险证明.

c. 比较定价:购买者在采购过程中进行比较的过程 从多个来源为产品或服务定价，并评估选项 确定哪一个是最有利的.

d. 竞争性招标:一种需要征求意见的比较定价方法 来自至少三(3)个来源的投标请求，对所有大于 $5,000. F&M将考虑所有的提案，进行技术评估，并授予 向其建议代表最佳价值的供应商签订采购合同.

e. 多元化供应商:符合少数族裔和/或女性所有标准的供应商; 根据联邦小企业管理局的定义，小型或退伍军人拥有的供应商.

f. 环保采购(EPP):购买产品和服务 它们对人类健康和环境的影响比 具有相同目的的竞争产品. 这种比较应该考虑原始的 材料的获取、生产、制造、包装、分配、再利用; 产品的操作、维护和处置.

g. 小额购买:购买少于5000美元的产品或服务.

h. 首选供应商:业务办公室与之建立了特殊关系的供应商 安排，使书院的购买力最大化，并减少整体开支 通过建立主合同来确定产品和服务的成本. 部门利用 与首选供应商签订的合同，只要合同仍然有效 被免除参加竞争性招标程序的. 有空时优先考虑 供应商被要求用来保证产品和服务的安全.

i. 采购订单:学院向供应商发出的购买产品和/或产品的要约 根据某些条款和条件提供服务. 当卖主接受购买时 订购后，具有法律约束力的合同就形成了.

j. Purchase Requisition:生成购买所需的预授权机制 订单. 采购申请必须进入学院的电子采购系统 并包括购买说明，任何要求，送货说明， 以及所需的部门批准.

k. 采购卡(PCard): F&M到合格 员工用于旅行和娱乐只用于支持F&M业务还是按照 有了这个政策.

l. 高级官员:就本政策而言，指总裁或部门领导 直接向校长汇报工作.

m. 唯一来源:选择供应商的概念没有竞争过程，基于 以下一项或多项:证明产品或服务是独一无二的 或专有的(e).g.、专业而独特的实验室设备、专业的软件、 patented materials or techniques); if a 供应商 has an exclusive agreement or territorial limitation; the federal awarding agency or pass-through entity expressly authorizes noncompetitive proposals by written request; the requirement will not meet the criteria for competition; or public exigency or public emergency (i.e.迫在眉睫的威胁 人员或财产)将不允许因此而造成的延误 从竞争性征集.

n. 选择源:选择源采购是指两个或多个供应商的采购 能否提供一个部门所需的产品或服务，而部门选择 由于专业知识或以前的经验等原因，一个供应商优于其他供应商 类似的项目.

o. 供应商:向学院提供产品或服务的个人或实体.

IV. 政策

a. 一般规定:

其他适用的学院政策
所有产品和服务的购买都受学院所有其他政策的约束。 在适用情况下.

保密
以保护供应商的保密权利，和学院的利益，竞争 供应商不得被告知其他供应商所报价的价格、条款或条件. 所有学院员工在所有采购活动中必须遵守保密规定.

职责分离
各部门必须将采购、收款和授权付款的职责分开 通过将这些义务分配给两个或更多的人来获得产品和服务. If 人员限制要求一个人负责这些职能，即主管 必须承担监督和核实交易的责任.

不包括在比较定价中
虽然必须遵循总体政策，但可以从比较中获得豁免 投标过程通过提供选定来源或唯一来源的证明来定价 供商务办公室审查的文件. 例子包括:

• 投资管理服务(与投资有关的费用) 资产管理.)

• 深入的绩效和风险分析;

• 专业的IT支持及软件系统和平台;

• 保密印刷服务;

• 法律服务;

• 讲师和演讲嘉宾，肖像艺术家，音乐专业人士，戏剧 艺术家:参与制作或表演现场活动的艺术家;

• 博物馆文物及艺术收藏品、珍本书籍及其他珍奇收藏材料.

• 电子学术内容(数据库、期刊收藏)的图书馆许可证 以及其他旨在支持学术工作的电子资源)

免征销售税
富兰克林 & 冰球突破正规网站有资格在许多州获得销售税豁免 购买产品或服务，包括膳食和住宿. 要获得豁免， 付款必须直接以PCard或支票付款给供应商. 如果个人 资金用于费用，学院将退还所支付的销售税.

b. 采购方式

学院的首选和推荐的方法来获得产品和服务 开展高校商务采购的主要内容是发放电子采购申请单和采购 订单. 对于某些部门，在某些情况下，学院是允许的 使用学校发行的pcard进行购买.

合同
为学院提供的所有服务都需要签订合同. 需要一份合同 即使没有任何服务报酬. 合同是用来保护的 学院及其员工和资源. 它用于概述职责 当事人、付款协议等. 供应商接受采购订单表单 具有法律约束力的合同.

采购请购单
电子采购申请单是采购最常见的产品和 服务. 电子采购申请单必须输入学院的电子采购 系统，即DiploMart，然后通过相应的审批链进行处理. 一旦完成，采购申请单将被转换为电子采购 订单，该订单将被发送给供应商. 一个完成的，批准的采购订单构成 具有法律约束力的合同.

采购申请单应在收到产品或服务之前创建 并且必须包括从供应商选择提供产品或服务的报价. 如果所有的产品或服务都没有收到全额和额外的产品 如果服务仍未完成，则应创建购买申请单以覆盖 剩余的产品或服务.

采购卡(PCard)
个人授权使用F&M购货卡(PCard)可使用该卡付款 用于差旅和娱乐的费用按其交易限额支付 授权级别. 在有限的情况下，有正当的商业理由，个人 经授权使用PCard的可使用该卡支付与业务相关的杂项小额款项 products and 服务 (<$2,000). 购买超过2000美元的Pcard需要 经高级管理人员特别批准并与商务办公室沟通.

所有PCard交易必须使用 PNC管理方案.

实付费用
在非常有限的情况下，可以使用个人资金进行小额美元购买. 此类采购的报销必须通过F&M eProcurement 系统将DiploMart作为员工费用报销. 所有员工都有责任 提交自己的员工报销申请以及所需的 实体化. 任何未经证明的费用将被拒绝 退还给员工纠正.

c. 供应商注意事项

竞争与供应商选择
学院鼓励供应商在提供产品和服务方面进行竞争 到学院. 竞争保证了质量、服务和价格的匹配 学院的既定需求. 因此，那些参与供应商选择的人 有责任广泛而全面地寻找可行的供应商. 业务 办公室可以在供应商选择过程中提供协助.

大学首选供应商(在DiploMart系统中以“首选”标签列出) 已经过商务办事处的招标程序. 从优选方获取产品或服务时，不需要竞争性招标 供应商.

多样性的供应商
必须尽一切努力利用多样化的供应商. 这些供应商可以 证明 它们符合少数民族和/或妇女拥有的标准，小型或退伍军人拥有的标准 由联邦小企业管理局设立的供应商. 这些供应商被识别 在DiploMart系统中使用标签.

暂停或取消供应商资格
联邦政府暂停或禁止承包商参与以保护其利益. 其他 而不是一份购买现成商品的采购合同 项,F&M不得与供应商签订超过5,000美元的采购合同 被任何联邦行政机构禁止、暂停或提议禁止的， 除非有令人信服的理由这样做.

d. 采购程序

Micro-Purchases (< $5,000)
微采购可以不征求竞争性报价，只要申请方 认为这个价格是合理的. 在可行的范围内，F&M分配微购买 公平对待现有的供应商. 小额购买需要购买申请单， 连同报价，在承诺大学资金购买之前.

小型采购(≥5,000美元) ≤$250,000)
小额采购需要至少三个合格的报价 供应商. 要做到这一点，学院要求至少下列之一 行动发生:

• 报价文件应包括供应商价目表，供应商的互联网搜索 网站确定市场并公布价格，或者直接以书面形式提供价格 来自供应商(6个月内);

• 对于联邦或联邦直通奖励，报价必须采取定价的形式 卖方在6个月内以书面形式提供;

• 进行竞争性招标过程:对至少3个投标/报价进行比较 对报价/投标要求的合理性和响应性. 联系业务 Office for assistance with this process; or

• 唯一来源证明:唯一来源采购的证明文件.

超过一万美元的采购需要得到你部门高级官员的批准. 超过25,000美元的采购需要得到首席财务官的批准. 超过10万美元的购买需要得到学院校长的批准.

Purchases > $250,000
超过25万美元的购买需要得到财务委员会的批准 大学. 超过50万美元的购买需要得到董事会的批准.

学院要求购买超过25万美元的物品，必须符合以下条件之一 动作完成:

• 进行竞争性招标过程:对至少3个投标/报价进行比较 合理的ness and responsiveness to the published request for quote/bid; or

• 唯一来源证明:唯一来源采购的证明文件.

对于购买超过25万美元的联邦和联邦传递奖励 首席研究者(PI)必须做出独立的评估并获得拨款 接受投标或建议书前的批准. PI应与助理合作 学院院长(研究).

作为联邦资金的接受者，PI应该与机构审查合作 董事会(IRB)对这一过程进行审查，以确保所有指导方针得到遵守和采购 是否符合发证机构的规定. 这两种分析的目的 是否确保产品或服务的价格是公平合理的 避免向联邦政府收取过多的主要采购合同费用. 分析的方法和程度可能会根据围绕事件的事实而有所不同 具体采购情况.

合同签订权限
只有学院的官员被授予或授权签名的权力 F&董事会可以签署合同、协议或其他正式文件 代表学院购买产品或服务.

特殊情况/异常
此政策的例外情况必须经财务主任办公室协商批准 与教务长办公室、总法律顾问或其他高级官员进行沟通.

e. 例外情况:独家采购和选择采购

唯一来源采购是指只有一个供应商可以提供产品 或买方要求的服务. 采用这种方法进行的采购必须由 完成一个 非竞争性独家和选择来源证明表格 and providing an explanation of: (i) the unique nature of the requirement; (ii) the 据此确定只有一个已知的卖主能够开会 需要，我.e., the steps taken to identify potential competitors; and (iii) the basis 在此基础上，部门确定成本是合理的.e.“公平市场” 价格(在正常竞争条件下可以预期的价格)以及如何 得出了这个结论. (这种确定的例子可以包括比较 以产品目录、公布价格表、零售市场调查、以往记录为准 类似采购，咨询其他采购官员，或利用专业经验.)

选择来源采购是指两个或两个以上的供应商可以提供产品 或某个部门所需的服务，但该部门选择了一个供应商而不是 其他人则是因为专业知识或以前有过类似项目的经验. 导致部门选择这种采购方法的情况包括 一个部门需要一个特定的咨询公司，其中有许多公司可用 完成工作. 在这种情况下，部门可以证明一个合理的基础 由于过去的经验等特定因素而选择单个供应商 对某一特定问题，熟悉特定部门的运作，有经验 与其他部门或其他机构的类似项目合作 专业知识，或能力和意愿来应对这种情况.

在选择采购源时，部门必须完成一个 非竞争性独家和选择来源证明表格 并记录:(i)导致选择卖方的情况，包括 the alternatives considered; (ii) its rationale for selecting the specific 供应商; 以及(iii)其确定费用是否合理的依据，如在本案中 以及这个结论是如何得出的.

f. 出差费用报告的联系人角色和职责

1. 旅行者/购买者的责任

• 大学旅行者/购买者应谨慎使用大学资金.

• 旅客/采购员应熟悉学院的采购 及业务费用政策.

• 如果费用合理、适当，学院将支付或报销 文件化，适当授权，并符合本政策的标准.

• 承担授权费用的个人不应获得或损失个人资金 由于F .的旅行/购买&M.

2. 审批人责任

• 审批程序对于报销员工的费用至关重要。 旅行或其他.

• 差旅费用报告应由员工签名，并应包含一份 由有关当局签署批准.

• 由于每个学院系都有不同的结构，适当的权威是 定义为部门主管.

• 旅行者/购买者所需的审批人是下一个最高级别的人 (四)对支出所按的指标有预算权限.

• 在任何情况下，员工都不应该批准自己的差旅费用报告 或者一般采购.

• 此外，在任何情况下，同事或下属都不应该批准其他员工的工作 差旅费用报表.

• 审批人的签名表明审批人已经审核了差旅费用 详细报告并核实各项支出的有效性 学院政策，证明表格的准确性，并完全同意 已花费和/或应付给雇员的金额.

3. 应付帐款和财务责任

• 审核表格和附件的完整性、准确性、合理性和合规性 政府法规和大学政策;

• 当项目不合理、不完整时，将表格退还给员工或审批人; 个人性质的，或违反政府规定或学校政策的;

• 保存可审计的费用记录;

• 核实所需的认可签名;

• 确保对应税收入项目进行适当的税务处理，并遵守美国国税局的规定 规定.

V. 相关文件及表格

浏览采购和合同在F&M
非竞争性独家和选择来源证明表格

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政策制定者:财务和行政办公室，财务副总裁 和管理
原生效日期:2023年4月3日