财务及行政政策

政策:

• 合同签署权:财务与行政副总裁和 财务主管(VPFA)和VPFA的指定代表是唯一的雇员 由校董会授权代表学院执行合约. 超过10万美元的合同和承诺也可能需要获得委员会的批准 校董会.

• 所有合同应送交VPFA办公室审核和批准. VPFA, 总法律顾问和风险管理人员也可能参与合同审查过程.

• 所有合同都需要审查，无论与协议相关的金额是多少.

• 许多标准的校园活动都存在标准的学院合同模板. 的 开发房地产、保险、软件和网络协议，以及 设施和其他工作的承包服务需要事先得到VPFA的批准 办公室.

• 在谈判和签订合同之前进行全面审查是至关重要的 确保:(a)学院通过法律顾问审查来限制其责任; as necessary; (b) appropriate contract clauses are present; (c) the 大学 has appropriate resources to satisfy the contract terms; (d) proper treatment for tax purposes; (e) protection of students' rights; (f) third party vendors have background checks, as (g)合同不存在利益冲突 大学.

• 所有合同必须在服务开始前进行审查并签署 由外部方交付货物.

• 谈判优惠价格和竞争性投标;
  • 在为合同安排确定价格时，应努力确保 为学院提供优惠的价格，作为协议谈判过程的一部分.
  • 在竞争性招标中，应确保多个供应商的定价建议或投标 在选择最终供应商之前. 需要对商品和服务进行竞争性招标 for agreements with dollar values in excess of $25,000; for major capital projects, 美元价值超过10万美元的协议需要竞争性招标.
• 如果外界预期与F有任何未经监督的接触&米的学生 或未成年人，目前的犯罪背景调查或大学员工必须 在合同执行过程中要在场.

以下活动应签订合同，但不限于:

• 学院自用或向学院出租的设施，包括 租金，或$0;

• 为书院提供或由书院提供的专业服务，包括 咨询、演讲、法律援助、设备、软件维护、 等.;

• 设备租赁;

• Exchange of goods or services involving or not involving money; and

• 授权协议.

有关处理合同时的模板和说明，请参阅 F的合同&M 页面. 电子邮件 contracts@hosannaphil.com 有问题的.

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政策维护:财务与行政，财务与行政副总裁
最后审查:2023年12月11日